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    FAX誤送信防止・コスト削減ソリューション/IP-ファックスIP-ファックスMedy[メディー]

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    IP-FAX Medy案内PDF資料

     

    FAX誤送信による、個人情報漏洩を防止するために

    FAXの誤送信は企業の信用度を低下させるだけでなく、漏れてはいけない個人情報を誤って流出させる、実は深刻なトラブルです。従来は、現場担当者の確認作業に頼るしかない状況でしたが、それではFAX誤送信を完全に防ぐことは不可能です。必要なのは、FAX誤送信防止を重要な経営課題として捉え、システム化すること。企業側の管理責任が問われる時代です。

    弊社開発のFAX誤送信防止ソリューションIP-ファックスは、業界初となる独自方式でヒューマンエラーにより発生するFAX誤送信をシステムで自動的に完全に防止。より安全で、効率的なFAX送受信を実現します。

    なぜ起きる?FAX誤送信の発生ポイント

    @FAX送信先登録時,AFAX送信時,B受信者の番号変更時
    1:個人情報登録時 送信先登録時に間違って登録してしまう。

     この場合、実際にFAXを誤送信するまで間違いに気付かないことがほとんどです。登録時の誤りを完全に防ぐことが誤送信防止の基本です。
     

    2:FAX送信時 FAX送信時、番号の打ち間違えにより別の番号に送ってしまう。 

     手動で送信先番号を指定する方法では、どんなに注意をしても誤送信を完全に防止することは出来ません。また、FAX端末の小さな液晶画面の確認ではミスを誘発しやすいといえます。
     

    3:受信者の番号変更時 転居等によりFAX番号が変更。同番号の第三者に送ってしまう。

     受信者より通知されたFAX番号変更を、登録情報に反映させていなかったという送信者側のミスはもちろん、番号変更を送信者に伝えていなかったという受信者側に非があると思われるケースでも、企業の管理体制の不備とされてしまいます。
     

    他社ソリューション・従来の確認手法との違い

    @FAX内容をデジタルデータ化・SMTPによる送信→ネットワーク負荷・管理コスト増大

    ファイルサイズの大きいデータをメール添付でやり取りするため、ネットワークに非常に大きな負荷が掛かります。そのため基幹システムや中央管理アプリケーションの運用に支障を来す原因になります。またシステムダウンやハッキング等による障害も予想されるためサーバ保守管理コストが増大し、安全面でのリスクも解決されません。

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    A複数の担当者による目視での確認強化→担当者の負担増大・人的コストの増加

    現場や個人の確認に頼るしかない方法では、誤送信防止の根本的な解決とはなりえません。また、取引先・業務委託先といった外部の担当者に社内と同じ対応を求めても、徹底される保障はありません。

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    誤送信防止のメカニズム

    誤送信防止のメカニズム

    1:G3FAXの通信スピードの弱点カバー

    登録時に先方担当者確認を伴う登録方法を採用し、確実に正しい番号が登録されます。 
    簡単な操作で送信先を登録→受信確認シート+メール(FAXとメールを組み合わせた送信先確認)→登録時の誤りを排除します。

    2:FAX送信時の番号打ち間違いを防止
    全ての送信は登録されたデータより、PC上で送信先を選択して行われるため、番号の打ち間違いによる誤送信が発生しません。また、送信時に確認画面をポップアップ表示することで、さらに送信先の再確認を促します。

    3:受信者の番号変更に対応・登録番号の鮮度保持
    相手先のFAX機に登録されている「発信者番号」「発信元表示名称」等を自動取得して送信時にチェックすることで、古いFAX番号に送信してしまうことを防ぎます。 また、定期的に送信先受信端末のハードウェア情報を照会。登録者情報の鮮度を保つことで、受信者の転居などに起因する誤送信を防止し、なおかつ送信エラーも減少します。


    導入のメリット

    ・FAX誤送信ゼロ、セキュリティ確保が可能です。
    ・拠点間通信費を大幅に削減します。
    ・プリントコスト削減を実現します。※
    ・相手のFAX機はそのままで、FAX誤送信防止を実現できます。
    ・社内FAXについては、従来に比べ約100倍のスピードで送信できます。
    ・従来1時間以上かかっていた一斉同報送信も即座に全拠点に送信できます。

    ※従来は全てのドキュメントが強制的に印刷されましたが、IP-ファックスでは必要に応じて印刷するか画像データのままで管理するかを選択することが出来ます。プリントコストの削減はもちろん、紛失・盗難のリスクも減少します。

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